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3. Datos sanitarios en la Gestión Hospitalaria

Comenzaré a decir que ya en el Título de la exposición hay dos elementos diferenciados A Datos Sanitarios y A Gestión Hospitalaria que sobre todo en los  últimos años están de candente actualidad.

Definiremos Dato Sanitario como:
"Aquella información relativa a la Salud de la persona en cuanto se integra en el Sistema Sanitario, sea cual sea el soporte que la contiene"

Esta información se recoge en una serie de documentos, que son testimonios escritos sobre la salud y que constituyen la Historia Clínica.

La Historia Clínica es un elemento que se remonta a mas de 2000 años, que ha ido cambiando en su estructura a lo largo del tiempo y complicándose cada vez mas en función de los avances científicos y tecnológicos, así como por la necesidad de incluir en la misma datos referentes a la información Medico-Administrativa.

Por todo ello la Historia Clínica hoy en día es un elemento imprescindible, no solo en la labor asistencial, sino que igualmente sirve como fuente de información para la investigación y la docencia, y también para establecer los Controles de Calidad, así como para alimentar de datos los sistemas tanto de Gestión Clínica como los de Gestión Hospitalaria.

Los datos de Salud que se incluyen dentro de los Historiales Clínicos, provienen de los distintos actores que intervienen en la misma, en primer lugar el Médico (con su obligación de realizarla – Ley General de Sanidad, Código Deontológico etc), en segundo lugar el Paciente (Sujeto y objeto de la misma), en tercer lugar, terceras personas (que aportan datos) y finalmente la Institución Sanitaria (que aporta los medios y se responsabiliza de su custodia).

Desde esta perspectiva, se hace necesario por tanto que todos los datos sanitarios recogidos en las Historias Clínicas, que deben ser únicas e integradas por paciente y Centro (al menos), deben de ser tratadas específicamente a fin de obtener la información precisa a cada campo de actuación en que influyen y ya comentadas anteriormente (Atención Sanitaria, gestión Investigación etc) y este tratamiento lo realizan los Archivos de Historias Clínicas, hoy venidos en llamarse Centros de Documentación Clínica, dado que no realizan solo las tareas clásicas de un archivo como son la recogida, archivado y custodia de las Historias, sino que su función va mas allá, con la realización de procesos de Análisis de la Documentación, procediendo a la Indización del mayor número de aquellos datos que son relevantes y que satisfagan las necesidades de información de la mayoría de los usuarios, tanto para la atención sanitaria, como para las tareas de gestión, evitando almacenar datos sin utilidad concreta (Aruido de la información@), para una vez extraídos, codificándolos y almacenándolos (por un lado las Historias Clínicas ó documentos primarios y por otro lado los ya indizados y codificados ó documentos secundarios - CMBD- etc).

De esta manera los Documentos primarios (HHCC), se transforman en Información, que posteriormente pueden ser explotadas desde distintos puntos de vista y en función de las necesidades de los usuarios tanto internos (médicos, Servicios, Hospital etc), como externos (Ministerio, Comunidad etc).

Todo el conjunto de Documentos Secundarios (Metadatos) es lo que va a formar parte de la memoria activa (Fichero maestro de Pacientes, CMBD etc).

Estas memorias activas, Documentos Secundarios o Sistemas de Información deben de generarse con unos criterios específicos de Sistema documental como son los perfiles de búsqueda y de selección, que deberán dar cobertura a las necesidades del usuario y para ello es preciso la utilización de un lenguaje normalizado que permita las localizaciones unívocas.

Por otro lado el Archivo de Historias Clínicas que es quien gestiona (recepciona, almacena, custodia y distribuye) las HH.CC. Se convierte en la Memoria Pasiva del Sistema de Información y se interconexiona con la Memoria Activa a través de los perfiles de búsqueda utilizando criterios de similitud.

SISTEMA DE INFORMACIÓN

Otro de los cometidos que debe de cubrir un Centro de Documentación Clínica es el de la explotación de los Datos Sanitarios que han sido incluidos dentro de la Memoria Activa y para ello se deben llevar a cabo tres procesos consecutivos:

1. Establecer los criterios del perfil de búsqueda
2. Búsqueda de la información requerida
3. Análisis de calidad de la búsqueda.

a.- A fin de poder establecer los criterios del perfil de búsqueda, deberemos en primer lugar identificar los intereses del usuario, para posteriormente traducir los mismos a un lenguaje apropiado al Sistema de Información, que será lo que denominaremos como Aperfil de búsqueda.

b.- En cuanto a la búsqueda que se nos solicite puede ser de dos tipos.

1. Búsqueda de Datos almacenados en la memoria activa ( Ejemp. CMBD, Nº de Altas etc)
2. Búsqueda de información que requiere procesamiento de los datos incluidos en la memoria activa (Ejemp. I. Complejidad, Estancia Media, Rendimientos de quirófanos etc)

c.- El análisis de la calidad de la búsqueda deberá medir, la eficacia, la eficiencia y la satisfacción del usuario.

1.- La eficacia la mediremos a través de la tasa de aciertos y la tasa de precisión.

- La tasa de aciertos será la relación entre la información encontrada y la existente en el Sistema de Información.

La no encontrada constituiría el Asilencio informativo

- La tasa de precisión se mide con la relación entre la información pertinente y la información obtenida.

Toda aquella información obtenida, no pertinente se considera como el Aruido informativo.

2.- La eficiencia dependerá por un lado del análisis de necesidades de información así como de la cobertura del Sistema y por otro lado del tiempo de respuesta y del esfuerzo del usuario (tiempo empleado en definir necesidades y en expurgar la información adecuada de lo que no lo es).

3.- El grado de satisfacción del usuario vendrá dado por el nivel de eficacia sentido por el mismo, de aquí el que el usuario sea informado de la capacidad que tiene el sistema, a fin de que no se establezcan demandas por encima de la misma y que generarían expectativas no cumplidas y de ahí insatisfacción del usuario.

La última de las etapas de un Centro de Documentación, es la de la difusión de los datos sanitarios procesados y convertidos en información.

Determinada información hay que aportarla de forma periódica y sistemática a diversos entes interesados (Ministerio, Consejería, INSALUD etc).

El equipo de Gestión del Centro Sanitario (Gerencia, Dirección Médica, Gestión Económica etc) precisa de forma sistemática análisis propios y comparativos de la Institución consigo misma en otro periodo, o bien, con estándares comparables, a fin de poder establecer las medidas necesarias para una mejora continuada en la gestión tanto Asistencial como Administrativa.

Por otro lado es muy importante que los Centros de Documentación Clínica, conozcan los intereses de información de Áreas o Usuarios concretos, a fin de poder establecer de forma periódica los análisis y su correspondiente distribución lo que se denomina Adistribución selectiva de información.

También es necesario que los Centros de Documentación Clínica establezcan mecanismos y medios para poner en conocimiento de los usuarios potenciales las posibilidades y limitaciones del Sistema de Información, así como hacerle saber como influye la actitud y actividad de Usuario sobre dicho sistema de Información a fin de que el mismo pueda darle el mejor y mas ágil servicio. Para esto deberán utilizarse todas las estrategias posibles (sesiones, reuniones, informaciones periódicas etc), con el fin de sensibilizar y formar tanto al Clínico como al Administrativo e implicarlos en el desarrollo y uso de los Sistemas de información.

De lo expuesto hasta aquí, se deduce que al formar los datos sanitarios  parte del Sistema de Información del Hospital, afectan directamente a la Gestión del mismo.

Podremos decir que en primer lugar estaría la propia gestión de los datos sanitarios y los elementos que los contienen las HH.CC; lo que ya supone un enorme campo de actuación, que comprende la generación de los documentos donde los datos van a ser incluidos, pasando por la recogida, clasificación, Indización, codificación, gestión de accesos, gestión de activos y pasivos, gestión de préstamos etc.

Consideren lo que supone en un Hospital un volumen de aproximadamente 2 millones de Historias de las que 650.000 son activas con un movimiento diario de 2.500 salidas y 2.500 entradas y un incremento anual de unas 35.000 historias nuevas, dando servicio a 400.000 consultas anuales y mas de 50.000 ingresos anuales, a lo que hay que añadir 250.000 urgencias año que se deben registrar y codificar y por otro lado atender las peticiones que se generan por los Estudios Clínicos, la inspección, las auditorías etc; y todo ello controlando,  donde, como, quien y para que, de cada una de las actuaciones que el Centro de Documentación Clínica efectúa.

En segundo lugar la gestión Clínica, cada día mas en auge, con la descentralización de la gestión a nivel de los Servicios,  y sería imposible sin contar con los datos sanitarios, de los que los Servicios van a obtener la información necesaria, para poder programar sus carteras de servicios, sus protocolos de actuación, las líneas preferentes de demanda asistencial, listas de espera etc, así como orientar sus proyectos de investigación, etc.

Otra de las áreas de Gestión Hospitalaria, íntimamente relacionada con los datos sanitarios es la económico-financiera, pues cada vez más, se va progresando en el sentido de la facturación por procesos dejando atrás otros sistemas menos precisos,  como por ejemplo,  pago por las estancias, UPA=S etc., que hasta el día de hoy se vienen utilizando y que son poco representativas de la realidad de la actividad Hospitalaria y sin duda se está mucho mas cerca de la realidad si se utilizan los datos sanitarios a fin de obtener Índices de Complejidad, procesos (GRD=S) etc., herramientas estas que además nos van a permitir, a parte de conocer nuestra propia actividad, el compararla con la de otras Instituciones de similar nivel o estructura.

Otro capítulo importante dentro de la Gestión Hospitalaria, que esta íntimamente relacionado con los datos sanitarios, es la Calidad (Gestión de Calidad Asistencial). Cualquier planteamiento que se haga desde el punto de vista de la calidad asistencial pasa obligatoriamente por contar con la información que se extraiga de los datos sanitarios que obran en poder de los Centros de Documentación Sanitaria (Tasas de reingresos, Infección intrahospitalaria, Mortalidad evitable etc).

Desde otras perspectivas de la Gestión Hospitalaria, como la Gestión de Recursos y la Planificación Sanitaria la dependencia de los datos de Salud es total, pues sin el conocimiento profundo de la actividad del Centro, así como las tendencias a lo largo de los años, al igual que las demandas y sus tendencias junto con las variaciones demográficas, se haría imposible cualquier tipo de programación y por tanto de Gestión en cualquier sentido.

Finalmente la Investigación clínica también precisa de los datos Sanitarios y de la información que estos puedan aportar a la hora de definir las líneas a seguir, así como los resultados obtenidos con las distintas actuaciones derivadas de la investigación clínica aplicada En el ámbito de las jornadas en que nos encontramos, he de comentar que la inmensa mayoría de la información que se elabora a partir de los datos sanitarios y que se utiliza en las diversas áreas de la gestión, es absolutamente anónima (por procedimientos de disociación), si bien en algunas áreas como la Gestión de Calidad, la epidemiológica o la Investigación, se hace imposible su trabajo si no se dispone de los datos de identificación, de ahí que en estos casos el acceso a los datos sanitarios, solo sea posible a los profesiones sanitarios y tras la oportuna autorización de los protocolos a utilizar a fin de tener controlados los accesos a datos de salud que deben de tener protección del nivel mas alto tal y como se establece en la Ley de Protección de Datos y otras concordantes al igual que los Códigos deontológicos profesionales.